VITAS als digitaler Telefonassistent? – Unsere Bewertung

Unser Interview mit VITAS

Wir haben die VITAS GmbH in 11 Fragen über ihren digitalen Telefonassistenten ausgefragt.

Die Antworten von VITAS sind in blau markiert.  

1. Bitte beschreiben Sie Ihren Telefonassistenten in 3 Sätzen: 

VITAS bietet eine Plattform für virtuelle Telefonassistenten, die Arztpraxen und medizinische Einrichtungen dabei unterstützen, ihre Erreichbarkeit zu verbessern und das Praxispersonal nachhaltig zu entlasten. Der digitale Assistent nimmt Anrufe automatisiert entgegen, erfasst Patientenanliegen strukturiert und stellt alle relevanten Informationen übersichtlich in der VITAS Plattform bereit. Je nach Bedarf können Termine direkt im Praxis-Kalender eingetragen oder Anliegen wie Rezeptbestellungen als Aufgaben erfasst werden – ganz ohne zusätzlichen Aufwand für das Team. 

2. Welche Vorteile hat Ihr Telefonassistent gegenüber alternativen Produkten am Markt? 

VITAS bietet eine individuelle und flexible Lösung, die sich passgenau an jeden speziellen Anwendungsfall anpassen lässt – ohne technischen Aufwand. Die Einrichtung dauert weniger als eine Stunde und erfordert keinerlei technische Vorkenntnisse. Zudem setzen wir höchste Maßstäbe beim Datenschutz: VITAS ist ISO 27001-zertifiziert und der einzige Telefonassistent, der vollständig ohne ausländische Drittanbieter arbeitet – für maximale Datensicherheit und Vertrauen. 

3. Für welche konkreten Zielgruppe ist Ihr Telefonassistent ausgelegt – und für welche ggf. eher weniger? 

Der VITAS Telefonassistent ist ideal für Einrichtungen mit sensiblen Daten wie beispielsweise Arztpraxen, MVZs, Kliniken und andere Gesundheitseinrichtungen, die ihr Anrufmanagement optimieren und ihr Team entlasten möchten. Besonders profitieren die Einrichtungen, die täglich viele repetitiven Standardfragen in Form von Anrufen erhalten und Termine effizient koordinieren müssen. 

Weniger geeignet ist der Telefonassistent für Einrichtungen mit stark individualisierten oder emotionalen Beratungsgesprächen. 

4. Wie gut ist die verwendete KI? 

• Worauf basiert sie und inwiefern wurde darauf aufbauend weiterentwickelt?
• Wie intelligent und flexibel ist sie in der Gesprächsführung? 
• Handelt es sich um eine menschliche Stimme? Inwiefern ist diese individualisierbar (männlich/weiblich/unterschiedliche Varianten?) 
• Welche Aufgaben kann die KI anstoßen? 
• Welche Dinge kann sie direkt selbst erledigen? 

Wie gut ist die verwendete KI? 

Die KI von VITAS wurde speziell für die telefonische Kundenkommunikation entwickelt. Sie ist darauf optimiert, Gespräche flüssig zu führen und Anfragen effizient zu bearbeiten. Die hohe Erkennungsgenauigkeit, Geschwindigkeit und Zuverlässigkeit macht sie besonders wertvoll für Unternehmen ohne technisches Vorwissen. 

Worauf basiert sie und inwiefern wurde darauf aufbauend weiterentwickelt? Der Telefonassistent nutzt fortschrittliche NLP- und LLM-Technologien zur intelligenten Sprachverarbeitung – dabei ermöglicht NLP (Natural Language Processing) die Analyse, Interpretation und Verarbeitung natürlicher Sprache, um menschliche Kommunikation besser zu verstehen, ASR zur automatischen Spracherkennung und TTS für natürlich klingende Sprachausgabe. Unsere Plattform ermöglicht es Unternehmen in der Gesundheitsbranche digitale Assistenten über ein intuitives No-Code-Baukastensystem auch ohne technische Kenntnisse zu konfigurieren. VITAS setzt auf eine eigenentwickelte Infrastruktur, um Datenschutz und Sicherheit zu maximieren und verzichtet bewusst auf ausländische Drittanbieter. 

Wie intelligent und flexibel ist sie in der Gesprächsführung? 

Die KI kann flexibel auf verschiedene Kundenanfragen reagieren, Rückfragen stellen und Gespräche strukturiert steuern. Sie erkennt Intentionen, verarbeitet unterschiedliche Formulierungen und kann komplexe Anliegen in Echtzeit verstehen und bearbeiten. Durch spezialisierte Algorithmen zur Klassifikation und Priorisierung von Anfragen – z. B. die automatische Zuordnung einer MRT-Terminvereinbarung zur Radiologie – ist sie besonders effizient. 

Handelt es sich um eine menschliche Stimme? Inwiefern ist diese individualisierbar? Nein, es handelt sich nicht um eine menschliche Stimme, die KI verwendet natürlich klingende synthetische Stimmen. Unternehmen können zwischen verschiedenen Varianten wählen, darunter männliche und weibliche Stimmen, um eine personalisierte und professionelle Kundeninteraktion zu gewährleisten. Da es sich nicht um Aufnahmen handelt, sondern alle Vorgaben synthetisch generiert werden, lassen sich Anpassungen jederzeit einfach und flexibel vornehmen. 

Welche Aufgaben kann die KI anstoßen? 

Durch den hohen Individualisierungsgrad sind vielfältige Anwendungen möglich – von Rezeptbestellungen über Befundauskunft-Anfragen bis hin zu allen typischen Anliegen, die im Alltag eines Gesundheitsdienstleisters anfallen. Die Aktivierung des Telefonassistenten erfolgt unkompliziert durch eine Rufnummernweiterleitung in Ihrer Telefonanlage. 

Welche Dinge kann sie direkt selbst erledigen? 

Die KI kann eigenständig Gespräche führen, Termine vereinbaren, Informationen bereitstellen und Kundenanfragen klassifizieren. Alle eingehenden Informationen werden strukturiert verarbeitet und übersichtlich zur Verfügung gestellt, wodurch der Arbeitsaufwand für Unternehmen erheblich reduziert wird. Die Plattform ist zudem flexibel anpassbar und ermöglicht es, spezifische Anwendungsfälle einfach zu definieren. 

5. Welche weiteren Funktionen – neben dem digitalen Telefonassistenten – sind verfügbar?

• „Online-Rezeption“ Funktionen? 
• Integrierbares Widget für die Praxis-Website? 

Neben der reinen Telefonassistenz bietet die VITAS Plattform eine Vielzahl an Erweiterungen, die die Kommunikation noch effizienter und individueller gestalten: 

• Multilingualität: Ermöglicht Anrufenden die Kommunikation in ihrer Muttersprache. Der Telefonassistent unterstützt aktuell 29 Sprachen, darunter Deutsch, Englisch, Russisch, Türkisch, Arabisch und neu bald auch Französisch – mit kontinuierlicher Erweiterung des Sprachangebots. 
• Chatbot: Ermöglicht eine nahtlose Integration in die Praxis-Website und erweitert die Serviceleistungen um automatisierte Chat-Kommunikation. Es bietet dieselben leistungsstarken Funktionen wie der Telefonassistent. 
• Messenger: Erlaubt es dem Team, Rückfragen oder Anliegen direkt über einen in die Plattform integrierten Messenger zu klären. Anrufende erhalten eine Benachrichtigung per E-Mail oder SMS und können über den Messenger mit der Praxis in Kontakt treten. 
• Benutzerverwaltung: Detaillierte Rollen- und Zugriffsrechte für maximale Kontrolle.
• Integration in Partner-Systeme: Automatische Terminvereinbarungen und optimierte Workflows durch nahtlose Anbindung. 
• Erweiterte Benachrichtigungseinstellungen: Individuelle Anpassung der Benachrichtigungen an verschiedene Szenarien – etwa per SMS oder automatisiertem Rückruf. 
• Statistiken: Auswertung der Anrufhäufigkeit, Anrufgründe und weiterer relevanter Daten.
• Direktes Durchstellen: Bestimmte Kontakte können, wie medizinische Kolleg:innen, direkt an das Praxisteam weitergeleitet werden, ohne dass der Telefonassistent das Gespräch entgegennimmt. 

6. Was ist zu Schnittstellen zu PVS-Systemen (Praxisverwaltungssystem bzw. Praxissoftware) zu sagen? 

• Zu welchen PVS sind Schnittstellen vorhanden? 
• Was genau kann übertragen? 

Wir setzen möglichst eine direkte Zusammenarbeit mit den PVS-Anbietern, um eine offizielle Schnittstelle zu schaffen. Dies ermöglicht eine nahtlose und stabile Integration durch Nutzung bestehender APIs oder proprietärer Schnittstellen des PVS. Aktuell sind bereits Integrationen zu samedi, Tomedo und mehreren Online-Rezeptionen verfügbar – diese werden kontinuierlich erweitert. 

Voraussetzung: Der PVS-Anbieter muss aktiv kooperieren und eine technische Öffnung unterstützen. 

7. Wie sorgen Sie für Datenschutz und Datensicherheit? 

Datenschutz und Datensicherheit haben bei VITAS höchste Priorität. Wir setzen weit über die standardmäßige DSGVO-Konformität hinausgehende Maßnahmen um, um die Daten unserer Kunden bestmöglich zu schützen. 

Ein zentraler Baustein ist die Verarbeitung ohne ausländische Drittanbieter, wodurch wir höchste Datenschutzstandards gewährleisten. Ergänzend dazu wurde unser Informationssicherheits managementsystem nach der international anerkannten ISO 27001-Norm zertifiziert – geprüft durch unabhängige Auditoren des TÜV Süd. Diese Zertifizierung bestätigt, dass unsere Prozesse höchsten Sicherheitsanforderungen entsprechen und kontinuierlich weiterentwickelt werden. 

Zusätzlich arbeiten wir derzeit am C5-Testat des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Dieses Testat stellt besonders hohe Anforderungen an die Sicherheit von Cloud-Diensten und bestätigt, dass unsere Infrastruktur den strengen Vorgaben des BSI entspricht 

Zudem werden sämtliche Daten ausschließlich in Deutschland verarbeitet. Unsere Plattform ist „Software Made & Hosted in Germany“ und vom Bundesverband IT-Mittelstand e.V. zertifiziert. Das bedeutet, dass wir nicht auf ausländische Drittanbieter angewiesen sind und unsere Kunden sich auf die Einhaltung strenger deutscher Datenschutzbestimmungen verlassen können. 

Neben technischen Maßnahmen wie einer sicheren Zugangskontrolle, detaillierter Benutzer- und Rollenverwaltung sowie einem individuellen Löschkonzept spielt auch Transparenz eine große Rolle. Unsere Kund:innen behalten stets die Kontrolle über ihre Daten und profitieren von einem klar strukturierten Einwilligungsmanagement. 

Darüber hinaus setzen wir auf regelmäßige Sicherheitsaudits und Risikobewertungen, die von unserem spezialisierten VITAS-Sicherheitsteam durchgeführt werden. Dieses Team besteht unter anderem aus einem Datenschutzbeauftragten, einem Informationssicherheitsbeauftragten und einem Manager für Sicherheitsrisiken. 

Kurz gesagt: Wir tun alles dafür, die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der Daten unserer Kunden zu gewährleisten und arbeiten kontinuierlich daran, unsere Sicherheitsmaßnahmen weiter zu optimieren. Damit setzen wir neue Maßstäbe in der Branche und heben uns deutlich von den Alternativen auf dem Markt ab. 

8. Wie läuft die konkrete Einrichtung des Telefonassistenten in der Praxis ab?

• Welche Schritte müssen erfolgen, damit die Praxis mit Ihrem Telefonassistenten durchstarten kann? 
• Gibt es ggf. eine kostenlose Testversion? 
• Gibt es Hilfe seitens des Anbieters bei der Einrichtung? 

Die Einrichtung des VITAS Telefonassistenten ist einfach und intuitiv gestaltet, sodass Praxen innerhalb kurzer Zeit von einer verbesserten Erreichbarkeit profitieren können. 

Schritt 1: Anmeldung und Zugang zur VITAS-Plattform 

Nach der Registrierung auf unserer Plattform gelangt man zum persönlichen Dashboard. Dort findet man alle wichtigen Einstellungen für den Telefonassistenten. 

Schritt 2: Einrichtung des Telefonassistenten 

• Stimme und Begrüßung anpassen: Eine passende Stimme für den Assistenten auswählen und eine freundliche Begrüßung formulieren. Eine personalisierte Ansprache, wie „Herzlich Willkommen in der Praxis Dr. Mustermann! Ich bin Ihr Telefonassistent und kümmere mich um Ihr Anliegen“, erhöht die Akzeptanz bei Patient:innen. 
• Datenschutzhinweis festlegen: Man kann unseren vorkonfigurierten Datenschutzhinweis nutzen oder eine eigene Datenschutzerklärung integrieren. Zudem kann man einstellen, ob eine explizite Zustimmung erforderlich ist. 
• Szenarien anlegen: Im Szenario-Editor lässt sich definieren, welche Anliegen der Assistent bearbeiten soll – zum Beispiel Terminanfragen, Rezeptbestellungen oder Überweisungen. Unsere vorgefertigten Szenarien können individuell angepasst und erweitert werden. 
• Eskalationsstufen bestimmen: Falls der Assistent ein Anliegen nicht versteht, lässt sich eine Weiterleitung an das Team oder eine alternative Lösung definieren. 

Schritt 3: Testanrufe und Optimierung 

Bevor der Assistent aktiv genutzt werden kann, empfiehlt es sich Testanrufe durchzuführen, um die Konfiguration aus Sicht der Patient:innen zu überprüfen. Falls nötig, lassen sich Details jederzeit anpassen. 

Schritt 4: Aktivierung und Rufnummernweiterleitung 

Sobald alles eingerichtet ist, muss man nur noch eine einfache Rufnummernweiterleitung an die zugewiesene VITAS-Rufnummer einrichten – und der Telefonassistent ist einsatzbereit! 

Kostenlose Testphase – 30 Tage unverbindlich testen 

VITAS bietet eine 30-Tage kostenlose Testphase. Diese endet automatisch – es gibt keine Abofalle. Auch wenn die Testphase vorzeitig beendet wird, bleibt die Nutzung vollständig kostenfrei. 

Unterstützung bei der Einrichtung 

Wir garantieren einen erstklassigen Kundenservice und helfen gerne dabei, den Telefonassistenten optimal einzurichten – und das kostenfrei bereits in der unverbindlichen Testphase! 

9. Welche Support-Möglichkeiten bieten Sie ihren Kunden während des laufenden Betriebs? 

Wir garantieren erstklassigen Kundenservice und stellen sicher, dass der Telefonassistent jederzeit optimal genutzt werden kann. Das Customer Success Team steht während des gesamten Betriebs zur Verfügung und unterstützt bei Fragen oder Anpassungen. 

Der Support erfolgt über verschiedene Kanäle: Ein Live-Chat ermöglicht den direkten Austausch per Text, und an Werktagen wird garantiert innerhalb von 24 Stunden auf Anfragen reagiert, bei den meisten Anfragen sogar innerhalb weniger Minuten. Neben technischer Unterstützung werden auch Optimierungsmöglichkeiten aufgezeigt, um den Assistenten noch effizienter einzusetzen. Ziel ist es, einen reibungslosen Betrieb sicherzustellen und die Nutzung des Telefonassistenten kontinuierlich zu verbessern. 

10. Preise: Wie viel kostet der Telefonassistent für die Praxis? 

Die Kosten für den Telefonassistenten variieren je nach gewähltem Paket. Das günstigste Modell, Flex, startet bei 35 € pro Monat. Das Basic-Paket kostet 89 € pro Monat. Für größere Praxen gibt es das Individual-Paket ab 224 € pro Monat. 

Zusätzlich sind das Pro-Paket mit erweiterten Funktionen sowie individuelle Add-ons verfügbar, um den Assistenten optimal an die Bedürfnisse der Praxis anzupassen. Ein großer Vorteil: Selbst in der umfangreicheren Variante kostet VITAS oft weniger als ein Minijobber (538 € monatlich) – und ist dabei rund um die Uhr verfügbar. 

11. Schlussplädoyer: Wer sollte sich für Ihren Telefonassistenten entscheiden und warum? 

Der Telefonassistent eignet sich ideal für alle Arztpraxen und datensensiblen Einrichtungen, die ihre telefonische Erreichbarkeit verbessern, das Praxisteam entlasten und gleichzeitig den Service für Patient:innen optimieren möchten. Durch die Automatisierung von Routineanfragen bleibt mehr Zeit für die persönliche Betreuung, während Anrufspitzen effizient abgefangen werden. 

Dank flexibler Anpassungsmöglichkeiten fügt sich der Telefonassistent nahtlos in bestehende Abläufe ein und sorgt für eine zuverlässige und datenschutzkonforme Kommunikation. Besonders für Praxen mit hohem Anrufaufkommen oder begrenzten Ressourcen bietet er eine spürbare Entlastung und eine nachhaltige Lösung für eine moderne Patientenkommunikation.