Mediform als digitaler Telefonassistent? – Unsere Bewertung

Unser Interview mit Mediform

Wir haben die Mediform GmbH in 11 Fragen über ihren digitalen Telefonassistenten ausgefragt.

Die Antworten von Mediform sind in blau markiert.  

1. Bitte beschreiben Sie Ihren Telefonassistenten in 3 Sätzen: 

Unser KI-basierter Telefonassistent MediVoice kann die gesamte Terminorganisation autonom übernehmen, beantwortet Fragen rund um die Uhr und entlastet Ihr Team damit maßgeblich. Die Rezeption läuft sozusagen auf Autopilot – Patienten erhalten immer eine kompetente Betreuung, während Ihr Praxisteam wertvolle Zeit gewinnt. Auf diese Weise steigern Sie die Zufriedenheit Ihrer Patienten und entlasten gleichzeitig Ihre Mitarbeiter.

2. Welche Vorteile hat Ihr Telefonassistent gegenüber alternativen Produkten am Markt? 

Wir bei Mediform sind nicht nur Pioniere in der autonomen Erledigung von Patientenanliegen am Telefon, sondern auch das erste KI-Unternehmen im Gesundheitssektor mit C5-Testat – ein klarer Maßstab in puncto Datensicherheit. Anders als viele andere Lösungen, die sich vornehmlich auf klassische KI-Methoden wie Natural Language Processing (NLP) beschränken, setzen wir konsequent auf hochmoderne KI-Technologien und haben bewiesen, dass sich diese mit den strengen Anforderungen von C5 und der DSGVO vereinen lassen. Während unser KI-Assistent aktiv Patientenanliegen löst und Termine eigenständig im Kalender einträgt, genießen Sie eine spürbare Entlastung im Praxisalltag.  

3. Für welche konkreten Zielgruppe ist Ihr Telefonassistent ausgelegt – und für welche ggf. eher weniger? 

Gerade für Arztpraxen und MVZs, die durch Personalknappheit oder eine Vielzahl an täglichen Anrufen belastet sind, stellt MediVoice eine sinnvolle Lösung dar. Indem er eigenständig Terminbuchungen durchführt und typische Fragen beantwortet, entlastet er das Praxisteam. Ist das Anrufaufkommen jedoch sehr gering, hält sich der Mehrwert in Grenzen.

4. Wie gut ist die verwendete KI? 

• Worauf basiert sie und inwiefern wurde darauf aufbauend weiterentwickelt?
• Wie intelligent und flexibel ist sie in der Gesprächsführung? 
• Handelt es sich um eine menschliche Stimme? Inwiefern ist diese individualisierbar (männlich/weiblich/unterschiedliche Varianten?) 
• Welche Aufgaben kann die KI anstoßen? 
• Welche Dinge kann sie direkt selbst erledigen? 

Unsere KI-Technologie basiert auf modernsten Sprachmodellen und wurde speziell für den Einsatz in Arztpraxen erweitert und optimiert. 

MediVoice führt den Dialog auf Augenhöhe mit dem Patienten, speichert die relevanten Informationen während des Anrufs und ruft sie bei Bedarf ab. Ob es um eine erneute Bestätigung der Uhrzeit geht oder eine weitere Nachfrage zur Verfügbarkeit – MediVoice bleibt stets im Fluss. So gestaltet sich die Unterhaltung nicht nur flexibel, sondern auch zielgerichtet und effizient.

Unsere KI-Sprachausgabe ermöglicht eine angenehme, menschliche Klangfarbe in verschiedenen Stimmlagen für eine passgenaue Patientenkommunikation. 

Folgende Anliegen kann MediVoice selbstständig erledigen (Auswahl):

• Autonome Buchung von Terminen: Neue Termine werden nach Ihren freien Slots und Vorgaben koordiniert und direkt bestätigt. 
• Koordination von Terminen für die Akut- oder Infektsprechstunde
• Autonomes Absagen von Terminen (inkl. Identifikation von Patienten): Wenn Patienten telefonisch absagen, wird der Termin selbstständig gestrichen und der Kalender umgehend aktualisiert. 
• Autonomes Verschieben von Terminen (inkl. Identifikation von Patienten): Auf Wunsch der Patienten passt MediVoice den Termin an und verlegt ihn in einen passenden freien Slot, sodass das Team nicht aktiv eingreifen muss. 
• Aufnahme von Rezeptbestellungen, Überweisungen, Krankschreibungen und Attesten
• Auskünfte zu Praxisdetails: Ob Öffnungszeiten, Urlaubszeiten oder Wegbeschreibungen – MediVoice beantwortet hier flexibel alle Fragen.
• Rückrufanfragen: Es kann flexibel gesteuert werden, wie und ob Rückrufanfragen gewünscht sind.
• Automatische Weiterleitung: Es können Fälle definiert werden, bei denen MediVoice direkt zu einem Praxis- oder Notfalltelefon weiterleitet

5. Welche weiteren Funktionen – neben dem digitalen Telefonassistenten – sind verfügbar?

• „Online-Rezeption“ Funktionen? 
• Integrierbares Widget für die Praxis-Website? 

Unsere Online-Rezeption MediChat kümmert sich um die digitale Patientenbetreuung: Auf Ihrer Praxis-Website nimmt sie Terminvereinbarungen vor und beantwortet relevante Fragen automatisch. Die Basis dafür teilen sich MediChat und MediVoice, sodass Sie nur eine einzige Konfiguration pflegen müssen. Ein anpassbares Widget integriert alle Funktionen harmonisch auf Ihrer Internetseite und unterstützt damit Ihren professionellen Webauftritt. Zusätzlich können wir automatisiert ausgehende Anrufe durchführen, um Ihre Patienten rechtzeitig an Impfungen oder Vorsorgeuntersuchungen zu erinnern.

Darüber hinaus bieten wir mit Mediform eine moderne Webapplikation, die Ihnen eine umfassende Übersicht über Statistiken, alle eingegangenen Anrufe und offenen Aufgaben ermöglicht, sofern diese nicht direkt an Ihr Praxisverwaltungssystem übergeben werden. Dort verwalten Sie auch die wichtigsten Einstellungen sowie die Benutzerrechte für Ihr Team.

Optional steht Ihnen unser moderner Praxiskalender zur Verfügung – kostenlos bei MediVoice und MediChat inbegriffen. Er ist nahtlos mit beiden Lösungen verknüpft, sodass sämtliche Terminbuchungen, -absagen oder -verschiebungen aus einer Hand erfolgen.

Nicht zuletzt unterstützen sowohl MediVoice als auch MediChat mehrere Sprachen. Das ermöglicht Ihnen, ein breiteres Patientenspektrum bestmöglich zu betreuen, ohne dass beim Service Kompromisse gemacht werden müssen.

6. Was ist zu Schnittstellen zu PVS-Systemen (Praxisverwaltungssystem bzw. Praxissoftware) zu sagen? 

• Zu welchen PVS sind Schnittstellen vorhanden? 
• Was genau kann übertragen? 

Unsere Anschlussfähigkeit an gängige Praxissoftwarelösungen ist breit gefächert: Wir sind mit Duria, Medical Office, Medatixx, Samedi und vielen anderen Systemen integriert. Damit gewährleistet unser System einen durchgängigen Informationsfluss sowie die automatische Aktualisierung von Terminen und Patientenakten. Alternativ bieten wir auch einen eigenen modernen und leistungsstarken Praxiskalender an, der immer auch ein kostenloser optionaler Bestandteil von MediVoice ist.

7. Wie sorgen Sie für Datenschutz und Datensicherheit? 

Wir sind als erster und bis zum 28.02.2025 einziger Anbieter im Markt C5-testiert und zudem bei der Gematik gelistet (siehe https://www.ina.gematik.de/kig/c5-testate). Dieses C5-Testat des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) gilt als Goldstandard für Datensicherheit. Selbstverständlich agieren wir zu 100 % DSGVO-konform, was bereits von mehreren Datenschutzbeauftragten großer Prozessketten bestätigt wurde.

8. Wie läuft die konkrete Einrichtung des Telefonassistenten in der Praxis ab?

• Welche Schritte müssen erfolgen, damit die Praxis mit Ihrem Telefonassistenten durchstarten kann? 
• Gibt es ggf. eine kostenlose Testversion? 
• Gibt es Hilfe seitens des Anbieters bei der Einrichtung? 

Dank unseres innovativen Onboarding-Assistenten, der im Hintergrund agiert, können Sie schon nach kürzester Zeit mit dem digitalen Telefonassistenten durchstarten – ohne komplizierte Technik, ein Telefonanschluss und Internet genügen. Basierend auf den vorhandenen Daten Ihrer Webseite oder weiteren Tools erstellt unser System automatisch eine erste Konfiguration, die wir gemeinsam im persönlichen Gespräch feinjustieren. Viele Einstellungen lassen sich zudem ganz leicht im Self-Service erledigen, und unser engagiertes Support-Team steht Ihnen bei allen Fragen zur Seite. Profitieren Sie von unserer kostenlosen Testphase und überzeugen Sie sich unverbindlich von der Leistungsfähigkeit unserer KI-Lösung.

9. Welche Support-Möglichkeiten bieten Sie ihren Kunden während des laufenden Betriebs? 

Über die MediVoice-Webanwendung können Sie unkompliziert Feedback zu einzelnen Telefonaten geben, damit wir unseren Service kontinuierlich verbessern können. Ein 24/7-Chatbot steht Ihnen jederzeit zur Verfügung, beantwortet die gängigsten Fragen sofort und erspart Ihnen langes Warten auf einen freien Mitarbeiter. Für weiterführende Anliegen oder individuelle Beratung haben Sie zusätzlich entweder Ihr vertrautes Systemhaus oder unseren internen Support an Ihrer Seite.

10. Preise: Wie viel kostet der Telefonassistent für die Praxis? 

Mit einem Minutenpreis von 0,15 Euro (netto) liegen die Kosten für eine ganze Stunde selbstständiger Praxisentlastung gerade einmal bei 9 Euro. So sichern Sie sich einen kompetenten und automatisierten Service, der gleichzeitig Ihr Team spürbar entlastet – und das zu einem ausgesprochen wirtschaftlichen Tarif. Vergleichbare Dienstleistungen eines Call-Centers liegen im Schnitt bei ca. 0,45 Euro je Minute.

11. Schlussplädoyer: Wer sollte sich für Ihren Telefonassistenten entscheiden und warum? 

MediVoice und MediChat sind Ihr Schlüssel in Richtung einer vollkommen automatisierten Patientenkommunikation nach ihren Regeln.