Klara als digitaler Telefonassistent? – Unsere Bewertung

Unser Interview mit Klara

Wir haben SOL Ai Technologies über ihren digitalen Telefonassistenten Klara ausgefragt.

Die Antworten von SOL Ai Technologies sind in blau markiert.

1. Bitte beschreiben Sie Ihren Telefonassistenten in 3 Sätzen:

Der KI-Telefonassistent „Klara“ ist ein digitaler Praxisassistent, der eingehende Anrufe automatisch entgegennimmt, strukturiert verarbeitet und typische Anliegen von Patienten selbstständig bearbeitet. Er kann Termine aufnehmen, Informationen zur Praxis bereitstellen und relevante Daten für das Praxisteam dokumentieren. Ziel ist es, die telefonische Erreichbarkeit der Praxis zu verbessern und gleichzeitig das Praxispersonal im Alltag deutlich zu entlasten.

2. Welche Vorteile hat Ihr Telefonassistent gegenüber alternativen Produkten am Markt?

Unser Telefonassistent wurde speziell für deutsche Arzt- und Zahnarztpraxen entwickelt und orientiert sich an realen Praxisabläufen.
Ein zentraler Vorteil ist die klare Kostenstruktur ohne minutenbasierte Abrechnung sowie die einfache Integration ohne Änderung der bestehenden Telefonnummer.
Darüber hinaus legen wir besonderen Wert auf DSGVO-Konformität, deutsche Serverstandorte und eine ruhige, natürliche Gesprächsführung, die auf medizinische Kontexte abgestimmt ist.
Die Lösung ist darauf ausgelegt, Praxen zuverlässig zu entlasten, ohne bestehende Prozesse zu verändern.

3. Für welche Zielgruppe ist Ihr Telefonassistent ausgelegt – und für welche ggf. eher weniger?

Der Telefonassistent richtet sich in erster Linie an Arzt- und Zahnarztpraxen, MVZ sowie medizinische Einrichtungen mit hohem Telefonaufkommen. Besonders geeignet ist er für Praxen, bei denen viele Anrufe zu Terminvereinbarungen, Terminverschiebungen oder allgemeinen Praxisinformationen eingehen.

Weniger geeignet ist er für Organisationen, die ausschließlich persönliche telefonische Beratung durch medizinisches Fachpersonal anbieten möchten oder sehr individuelle telefonische Prozesse haben.

4. Wie gut ist die verwendete KI?

• • Worauf basiert sie und inwiefern wurde darauf aufbauend weiterentwickelt?
  • Wie intelligent und flexibel ist sie in der Gesprächsführung?
  • Handelt es sich um eine menschliche Stimme? Inwiefern ist diese individualisierbar (männlich/weiblich/unterschiedliche Varianten?)
  • Welche Aufgaben kann die KI anstoßen?
  • Welche Dinge kann sie direkt selbst erledigen?

Unsere Lösung nutzt moderne Sprach- und KI-Technologien zur automatischen Spracherkennung, Verarbeitung von Patientenanfragen und strukturierten Gesprächsführung.

Die KI wurde speziell auf typische Praxis-Telefonate trainiert und weiterentwickelt, sodass sie typische Anliegen wie Terminwünsche, Rückrufbitten oder Informationsanfragen zuverlässig erkennt.

Die Gesprächsführung ist flexibel gestaltet: Der Assistent kann Rückfragen stellen, Daten aufnehmen und Gespräche strukturiert führen.

Die Stimme basiert auf moderner Text-to-Speech-Technologie und klingt natürlich und klar verständlich. Es stehen unterschiedliche Stimmenvarianten zur Verfügung, die je nach Praxis individuell ausgewählt werden können.

Typische Aufgaben der KI:

• Annahme eingehender Anrufe
• Aufnahme von Terminwünschen
• Weitergabe von Praxisinformationen
• Strukturierte Erfassung von Patientenanliegen
• Weiterleitung wichtiger Anliegen an das Praxisteam

Ein Teil der Aufgaben wird direkt automatisch erledigt (z. B. Informationsweitergabe oder Datenaufnahme), während komplexere Anliegen an die Praxis übergeben werden.

5. Welche weiteren Funktionen – neben dem digitalen Telefonassistenten – sind verfügbar?

Neben der automatischen Telefonannahme bietet die Lösung zusätzliche Funktionen zur digitalen Patientenkommunikation.

Dazu gehören beispielsweise:

• • • strukturierte Anrufdokumentation für das Praxisteam
    • automatische Weiterleitung wichtiger Anliegen
    • digitale „Online-Rezeption“ für Patientenanfragen
    • optional integrierbare Widgets für die Praxis-Website, über die Patienten ebenfalls Kontakt aufnehmen oder Anfragen stellen können

Diese Funktionen unterstützen Praxen dabei, Kommunikationsprozesse zentral und effizient zu organisieren.

6. Was ist zu Schnittstellen zu PVS-Systemen (Praxisverwaltungssystem bzw. Praxissoftware) zu sagen?
   • Zu welchen PVS sind Schnittstellen vorhanden?
   • Was genau kann übertragen?

Der Telefonassistent ist grundsätzlich so konzipiert, dass er mit bestehenden Praxisabläufen kompatibel ist. Die Integration kann je nach Praxissoftware über Schnittstellen oder strukturierte Datenübertragung erfolgen.

Typische übertragbare Informationen sind:

• Terminwünsche
• Patientendaten
• Rückrufbitten
• Anliegen oder Gesprächszusammenfassungen

Ziel ist es, relevante Informationen direkt in den Praxisworkflow zu integrieren und den manuellen Aufwand für das Praxisteam zu reduzieren.

7. Wie sorgen Sie für Datenschutz und Datensicherheit?

Datenschutz und Datensicherheit haben für uns höchste Priorität.

Alle Daten werden DSGVO-konform verarbeitet. Die Speicherung und Verarbeitung erfolgen ausschließlich auf Servern innerhalb Deutschlands.

Darüber hinaus gelten folgende Grundprinzipien:

• kontrollierter Zugriff auf Systeme
• verschlüsselte Datenübertragung
• keine Weitergabe sensibler Daten an Dritte
• klare Rollen- und Zugriffskonzepte

Die Lösung wurde speziell für die Anforderungen des deutschen Gesundheitsmarktes entwickelt.

8. Wie läuft die konkrete Einrichtung des Telefonassistenten in der Praxis ab?
   • Welche Schritte müssen erfolgen, damit die Praxis mit Ihrem Telefonassistenten durchstarten kann?
   • Gibt es ggf. eine kostenlose Testversion?
   • Gibt es Hilfe seitens des Anbieters bei der Einrichtung?

Die Einrichtung erfolgt in mehreren einfachen Schritten:

• • • Erstgespräch und Analyse der Praxisanforderungen
    • Konfiguration des Telefonassistenten entsprechend der Praxisabläufe
    • Anbindung an die bestehende Telefonnummer oder Telefonanlage
    • Testphase zur Feinabstimmung
    • Aktivierung im Live-Betrieb

Praxen können den Telefonassistenten zunächst in einer kostenlosen Testphase ausprobieren. Während der Einrichtung unterstützen wir die Praxis aktiv bei der Konfiguration, damit der Assistent optimal zu den individuellen Abläufen passt.

9. Welche Support-Möglichkeiten bieten Sie ihren Kunden während des laufenden Betriebs?

Während des laufenden Betriebs stehen mehrere Supportmöglichkeiten zur Verfügung: E-Mail-Support technischer Support bei Einrichtung oder Anpassungen Unterstützung bei Updates oder Erweiterungen Beratung zur optimalen Nutzung der Lösung Unser Ziel ist eine langfristige Partnerschaft mit den Praxen und eine kontinuierliche Verbesserung der Lösung.

10. Preise: Wie viel kostet der Telefonassistent für die Praxis?

Der Telefonassistent wird als monatliches Software-Abonnement angeboten.

Das Standard-Paket beginnt bei 119,99 € pro Monat und umfasst bis zu 600 Gesprächsminuten, eine unbegrenzte Anzahl eingehender Anrufe, eine eigene lokale Telefonnummer, mehrsprachige Stimmen sowie Basis-Statistiken.

Für Praxen mit höherem Anrufaufkommen gibt es ein Premium-Paket ab 319,99 € pro Monat, das eine Gesprächsflatrate (unbegrenzte Minuten) sowie erweitertes Reporting und zusätzliche Service-Funktionen umfasst.

Beide Pakete beinhalten den 24/7-Telefonservice und können je nach Bedarf der Praxis angepasst werden.

11. Schlussplädoyer: Wer sollte sich für Ihren Telefonassistenten entscheiden und warum?

Unser Telefonassistent richtet sich an Praxen, die ihre telefonische Erreichbarkeit verbessern und gleichzeitig ihr Team entlasten möchten.

Viele Praxen kämpfen heute mit hohem Telefonaufkommen, Personalmangel und steigenden organisatorischen Anforderungen.

Der digitale Telefonassistent hilft dabei, diese Herausforderungen strukturiert zu lösen – ohne bestehende Praxisabläufe zu verändern.