Fonpilot als digitaler Telefonassistent? – Unsere Bewertung

Unser Interview mit Fonpilot

Wir haben Luka Polenik über den digitalen Telefonassistenten Fonpilot ausgefragt.

Die Antworten von Luka Polenik sind in blau markiert.

1. Bitte beschreiben Sie Ihren Telefonassistenten in 3 Sätzen:

Fonpilot ist ein KI-Telefonassistent, der eingehende Anrufe für Arztpraxen und KMU im DACH-Raum rund um die Uhr entgegennimmt, Anliegen versteht und direkt bearbeitet. Er bucht Termine, beantwortet häufige Fragen, leitet Anrufe weiter und löst automatische Folgeaktionen aus, ohne dass ein Mensch eingreifen muss. Fonpilot wird vollständig von uns eingerichtet und betreut, die Praxis muss technisch nichts selbst konfigurieren.

2. Welche Vorteile hat Ihr Telefonassistent gegenüber alternativen Produkten am Markt?

Full-Service: Fonpilot richtet alles ein, die Praxis muss nichts selbst tun. 24/7 Erreichbarkeit: Kein Anruf geht verloren, auch nachts, am Wochenende und in der Mittagspause. Direkte Terminbuchung im Gespräch, ohne Rückrufpflicht. Multi-Channel aus einer Hand: Telefon, WhatsApp und Website-Chat über dieselbe Wissensdatenbank. DSGVO-konform: Server in Europa, keine Nutzung der Gespräche für KI-Training. Günstigeres Gesamtpaket als vergleichbare Anbieter bei mehr enthaltenen Funktionen.

3. Für welche Zielgruppe ist Ihr Telefonassistent ausgelegt – und für welche ggf. eher weniger?

Gut geeignet: Arztpraxen und Zahnarztpraxen (Terminbuchung, Weiterleitung, Notfallfilterung), Handwerksbetriebe, Anwaltskanzleien, lokale Dienstleister mit hohem Anrufvolumen. Weniger geeignet: Unternehmen, bei denen jedes Gespräch hochindividuell ist und kein standardisierbares Muster erkennbar ist.

4. Wie gut ist die verwendete KI?

• • Worauf basiert sie und inwiefern wurde darauf aufbauend weiterentwickelt?
  • Wie intelligent und flexibel ist sie in der Gesprächsführung?
  • Handelt es sich um eine menschliche Stimme? Inwiefern ist diese individualisierbar (männlich/weiblich/unterschiedliche Varianten?)
  • Welche Aufgaben kann die KI anstoßen?
  • Welche Dinge kann sie direkt selbst erledigen?

Technologiebasis: Moderne Large Language Models mit einer praxisspezifischen Wissensdatenbank, die wir individuell aufbauen.

Gesprächsführung: Kein starres Sprach-Menü. Der Assistent versteht natürliche Sprache, erkennt Kontext über mehrere Sätze, stellt gezielte Rückfragen und reagiert situationsgerecht.

Stimme: Klingt menschlich. Mehrere Varianten wählbar: männlich und weiblich, verschiedene Tonlagen und Sprachstile. Es besteht auch die Möglichkeit, die eigene Stimme zu klonen, so dass der Assistent sie verwenden kann. Die passende Stimme wird im Onboarding gemeinsam festgelegt.

Direkt selbst erledigbar: Terminbuchung in den Kalender, häufige Fragen beantworten, Kalt- und Warmweiterleitung, Notfallfilterung, Rückrufwunsch mit Name und Anliegen aufnehmen, Terminbestätigung per E-Mail oder WhatsApp versenden.

5. Welche weiteren Funktionen – neben dem digitalen Telefonassistenten – sind verfügbar?

Website-Widget: Anpassbares Chat- und Voice-Widget, direkt in die Praxis-Website eingebunden. Patienten können schreiben oder sprechen.

WhatsApp-Integration: Patienten senden Nachrichten per WhatsApp und erhalten sofortige Antworten inklusive Terminbuchung. Bildanalyse und Sprachtranskription sind ebenfalls möglich.

Kunden-Dashboard: Die Praxis sieht alle Gespräche, Transkripte, Terminbuchungen und offene Anfragen auf einen Blick.

Automatisierungen: Terminbestätigung, Erinnerung 24 Stunden vorher, Follow-ups und interne Benachrichtigungen für das Praxisteam.

6. Was ist zu Schnittstellen zu PVS-Systemen (Praxisverwaltungssystem bzw. Praxissoftware) zu sagen?
   • Zu welchen PVS sind Schnittstellen vorhanden?
   • Was genau kann übertragen?

Ein natives PVS-Plugin (Medistar, Turbomed, CGM) ist nicht vorhanden. Die meisten deutschen PVS kommunizieren jedoch über SOAP oder XML-Schnittstellen, die bei Fonpilot direkt integriert sind. SOAP: Deckt Medistar, Turbomed, CGM M1 und weitere ab. Termindaten und Patienteninformationen können übertragen werden.

Google Calendar + Cal.com + Calendly: Direkte Kalenderintegration. Die meisten PVS haben eine Google-Kalender-Synchronisation eingebaut.

Webhook und HTTP-API: Für neuere PVS mit REST-Schnittstelle (z.B. tomedo, Doctolib-API).

Benachrichtigungen: WhatsApp Business, Twilio (SMS), Gmail, SendGrid für automatische Terminbestätigungen und Erinnerungen.

Formulare: Jotform, Typeform, Google Forms für digitale Anamnese und Erstaufnahme.

Vollständige Integrationsliste: fonpilot.de/integrations (275+ Integrationen)

7. Wie sorgen Sie für Datenschutz und Datensicherheit?

Serverstandort: Alle Modelle und Daten werden auf europäischen Servern verarbeitet und gespeichert.

Kein KI-Training: Gesprächsdaten werden nicht für das Training von KI-Modellen verwendet.

Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) wird digital abgeschlossen.

Transparenzpflicht: Der Assistent weist Anrufer zu Beginn jedes Gespräches darauf hin, dass sie mit einem digitalen Assistenten sprechen.

Anrufaufzeichnung: Optional und nur nach entsprechender Information der Anrufer. Standardmäßig nicht aktiv.

Automatische Datenlöschung nach einstellbarem Zeitraum: 1-24 Monate.

8. Wie läuft die konkrete Einrichtung des Telefonassistenten in der Praxis ab?
   • Welche Schritte müssen erfolgen, damit die Praxis mit Ihrem Telefonassistenten durchstarten kann?
   • Gibt es ggf. eine kostenlose Testversion?
   • Gibt es Hilfe seitens des Anbieters bei der Einrichtung?

• • • Schritt 1: Onboarding-Gespräch (ca. 30 Minuten) – Praxisstruktur, häufige Anrufthemen, Öffnungszeiten, Kalender und Weiterleitungsregeln klaren.
    • Schritt 2: Setup durch Fonpilot (3-5 Werktage) – Wissensdatenbank, Stimme, Gespraechsfluesse, Kalenderanbindung und Automatisierungen werden konfiguriert.
    • Schritt 3: Interne Testphase, Feedback einholen, Anpassungen vornehmen.
    • Schritt 4: Go-Live – bestehende Praxisnummer per Weiterleitung einbinden oder neue Nummer bereitstellen.

Kostenlose Testversion: Nicht verfügbar. Stattdessen kostenloses Expertengespräch auf fonpilot.de/expertengespraech. Einrichtungshilfe: Vollständig durch Fonpilot. Die Praxis muss technisch nichts selbst tun.

9. Welche Support-Möglichkeiten bieten Sie ihren Kunden während des laufenden Betriebs?

MINIMUM-Paket: E-Mail-Support, Reaktionszeit innerhalb eines Werktages.

STANDARD-Paket: Priority-Support, schnellere Reaktionszeiten, proaktive Betreuung. Anpassungen am Assistenten (neue FAQ, geänderte Öffnungszeiten, neue Weiterleitungsregeln) werden per Support-Ticket beauftragt und von Fonpilot umgesetzt.

Die Praxis konfiguriert nichts selbst.

10. Preise: Wie viel kostet der Telefonassistent für die Praxis?

MINIMUM: 149 Euro/Monat + 497 Euro einmalige Setupgebühr (1.000 inkl. Minuten, 0,18 Euro Overage/Min).

STANDARD: 249 Euro/Monat + 497 Euro einmalige Setupgebühr (2.000 inkl. Minuten, 0,15 Euro Overage/Min).

WhatsApp oder Web Chat Add-On: +49 Euro/Monat (+297 Euro Setup).

Beides zusammen: +79 Euro/Monat (+297 Euro Setup).

Telefonnummer: ab 3,99 Euro/Monat zubuchbar, oder bestehende Nummer kostenlos einbinden.

Alle Pakete monatlich kündbar, kein Jahresvertrag.

11. Schlussplädoyer: Wer sollte sich für Ihren Telefonassistenten entscheiden und warum?

Fonpilot ist die richtige Wahl für jede Arztpraxis, die täglich Anrufe verliert, weil die Leitung besetzt ist oder niemand außerhalb der Öffnungszeiten abnimmt.

Für Praxen, die 24/7 erreichbar sein wollen ohne mehr Personal einzustellen, Terminbuchungen automatisieren wollen und einen Full-Service-Partner suchen, der alles einrichtet und betreut.

Wer DSGVO-Konformität ohne Kompromisse braucht, monatlich kündbar bleiben möchte und sich nicht selbst mit KI-Konfiguration befassen will, ist bei Fonpilot richtig.