Docmedico als digitaler Telefonassistent? – Unsere Bewertung

Unser Interview mit Docmedico

Wir haben die Docmedico GmbH in 11 Fragen über ihren digitalen Telefonassistenten ausgefragt.

Die Antworten von Docmedico sind in blau markiert.

1. Bitte beschreiben Sie Ihren Telefonassistenten in 3 Sätzen:

Der KI-Telefonassistent von Docmedico nimmt Anrufe in Ihrer Praxis automatisch entgegen. Patientenanliegen werden dabei strukturiert erfasst, klar aufbereitet und direkt in der Docmedico-Plattform bereitgestellt. Das entlastet Ihr Praxispersonal deutlich – Termine und Rezeptanfragen lassen sich unkompliziert bearbeiten, und am Empfang kehrt endlich Ruhe ein.

2. Welche Vorteile hat Ihr Telefonassistent gegenüber alternativen Produkten am Markt?

Der Telefonassistent von Docmedico wurde speziell für die Anforderungen in der Gesundheitsbranche entwickelt und lässt sich ohne technischen Aufwand flexibel an die individuellen Bedürfnisse jeder Praxis anpassen. Die Einrichtung dauert weniger als eine Stunde und erfordert kein technisches Vorwissen. Dabei erfüllt Docmedico selbstverständlich höchste Datenschutzstandards und sorgt so für maximale Sicherheit.

3. Für welche konkreten Zielgruppe ist Ihr Telefonassistent ausgelegt – und für welche ggf. eher weniger?

Der Telefonassistent von Docmedico wurde speziell für Arztpraxen, MVZs, Kliniken und andere Gesundheitseinrichtungen entwickelt, in denen täglich zahlreiche Patientenanfragen eingehen und das Telefon ununterbrochen klingelt. Dabei ist Docmedico sowohl für große Klinikverbunde und MVZs als auch für kleine Einzelpraxen ideal geeignet – denn der digitale Telefonassistent lässt sich zu 100 % an die individuellen Abläufe und Bedürfnisse jeder Praxis anpassen.

Er kann flexibel eingestellt, für bestimmte Zeiten aktiviert oder bei Bedarf auch ganz einfach deaktiviert werden.

4. Wie gut ist die verwendete KI?
   • Worauf basiert sie und inwiefern wurde darauf aufbauend weiterentwickelt?
   • Wie intelligent und flexibel ist sie in der Gesprächsführung?
   • Handelt es sich um eine menschliche Stimme? Inwiefern ist diese individualisierbar (männlich/weiblich/unterschiedliche Varianten?)
   • Welche Aufgaben kann die KI anstoßen?
   • Welche Dinge kann sie direkt selbst erledigen?

Die KI wurde gezielt für den telefonischen Einsatz in der Kundenkommunikation entwickelt. Sie ermöglicht eine reibungslose Gesprächsführung und erfasst Anliegen präzise und effizient. Dank ihrer hohen Stabilität, schnellen Reaktionszeit und zuverlässigen Spracherkennung eignet sich die Lösung besonders gut für medizinische Einrichtungen.

• Worauf basiert sie und inwiefern wurde darauf aufbauend weiterentwickelt?

Durch den Einsatz moderner Technologien wie Natural Language Processing (NLP) und Large Language Models (LLM) ist der Telefonassistent in der Lage, gesprochene Sprache zu verstehen und kontextgerecht zu verarbeiten.
– Mithilfe von NLP wird natürliche Sprache analysiert, interpretiert und verarbeitet.
– Die automatische Spracherkennung (ASR) überträgt Gesprochenes in Textform.
– Die Text-to-Speech-Technologie (TTS) erzeugt eine Sprachausgabe, die natürlich klingt.

Medizinische Einrichtungen ihren Assistenten selbst gestalten und das alles ganz ohne technisches Fachwissen. Die technische Basis von Docmedico bildet eine Infrastruktur, die höchste Anforderungen an Datenschutz erfüllt und vollständig auf den Einsatz ausländischer Drittanbieter verzichtet.

• Wie intelligent und flexibel ist sie in der Gesprächsführung?

Die KI ist in der Lage, flexibel auf verschiedenste Anliegen einzugehen und gezielte Rückfragen zu stellen. Sie versteht die Absichten der Anrufenden, interpretiert unterschiedliche Ausdrucksweisen und kann auch komplexere Inhalte in Echtzeit erfassen und strukturiert aufbereiten.

• Handelt es sich um eine menschliche Stimme? Inwiefern ist diese individualisierbar?

Zwar handelt es sich nicht um eine echte menschliche Stimme, doch die Sprachausgabe basiert auf natürlich klingenden, synthetisch erzeugten Varianten. Zur Auswahl stehen mehrere männliche und weibliche Stimmen, sodass eine professionelle und individuell abgestimmte Ansprache problemlos möglich ist. Da keine vorproduzierten Sprachaufnahmen verwendet werden, können Anpassungen jederzeit flexibel und ohne Aufwand vorgenommen werden.

• Welche Aufgaben kann die KI anstoßen?

Der Telefonassistent kann eine Vielzahl von Aufgaben anstoßen, darunter Rezeptbestellungen, Terminvereinbarungen, Rückrufbitten und allgemeine Auskünfte. Er nimmt eingehende Anrufe automatisch entgegen, erfasst die Anliegen der Patienten strukturiert und bereitet sie klar auf. Alle Informationen werden übersichtlich in der Docmedico-Plattform bereitgestellt. Die Einbindung in den Praxisbetrieb erfolgt ganz einfach über eine Rufweiterleitung innerhalb der bestehenden Telefonanlage – ohne zusätzlichen technischen Aufwand.

• Welche Dinge kann sie direkt selbst erledigen?

Der Telefonassistent führt komplette Telefongespräche selbstständig – von der Begrüßung bis zur Erfassung des Anliegens. Er koordiniert Termine, gibt gezielte Informationen weiter, beantwortet häufig gestellte Fragen und kategorisiert Anfragen automatisch. So werden wiederkehrende Aufgaben effektiv automatisiert, der Arbeitsaufwand für das Praxisteam deutlich reduziert und die Abläufe im Alltag spürbar erleichtert.

6. Welche weiteren Funktionen – neben dem digitalen Telefonassistenten – sind verfügbar?
   • „Online-Rezeption“ Funktionen?
   • Integrierbares Widget für die Praxis-Website?

Docmedico bietet weit mehr als eine reine Telefonassistenz: Mit zahlreichen Erweiterungen lässt sich die Patientenkommunikation gezielt verbessern und individuell an die Bedürfnisse jeder Praxis anpassen.

• Online-Rezeption:
  Die Online-Rezeption ist die perfekte Ergänzung zum KI-Telefonassistenten: Während der Telefonassistent alle eingehenden Anrufe automatisch entgegennimmt, erfasst die Online-Rezeption alle schriftlichen Anfragen rund um die Uhr. Über Ihre Praxis-Website können Patient:innen Rezepte bestellen, Rückrufe anfordern, allgemeine Anfragen stellen oder Termine anfragen.
• Mehrsprachigkeit:
  Anrufende können Gespräche in ihrer Muttersprache führen: für eine inklusive und benutzerfreundliche Kommunikation. Das Sprachangebot wird kontinuierlich erweitert, um eine verlässliche Kommunikation über Sprachgrenzen hinweg zu ermöglichen, aktuell unterstützt das System 29 Sprachen, darunter Deutsch, Englisch, Türkisch, Russisch, Arabisch und bald auch Französisch.
• Integrierter Messenger:
  Über einen eingebetteten Messenger kann das Praxisteam direkt mit Patient:innen kommunizieren. Rückfragen und Anliegen lassen sich so effizient klären. Die Anrufenden erhalten automatisch eine Benachrichtigung per SMS oder E-Mail und können bequem schriftlich antworten.
• Benutzerverwaltung:
  Ein fein abgestuftes Rollen- und Rechtesystem sorgt für maximale Datensicherheit und klare Zugriffsregelungen innerhalb des Teams. Die Verwaltung lässt sich individuell an verschiedene Nutzergruppen anpassen.
• Systemintegration:
  Dank direkter Anbindung an bestehende Softwaresysteme der Praxis sind automatische Terminvereinbarungen und optimierte Abläufe problemlos möglich.
• Flexible Benachrichtigungen:
  Ob E-Mail, SMS oder ein automatisierter Rückruf, die Benachrichtigungen lassen sich passgenau konfigurieren und an verschiedene Arbeitsprozesse anpassen.
• Auswertung & Analyse:
  Die Plattform liefert detaillierte Statistiken zu Anrufvolumen, Anliegenkategorien und weiteren Kennzahlen, sie ist ein wertvolles Instrument zur Entscheidungsfindung und zur stetigen Optimierung interner Prozesse.
• Direkte Weiterleitung:
  Wichtige Anrufer wie ärztliche Kolleg:innen oder Notfallkontakte können direkt mit dem Praxisteam verbunden werden und ohne, dass der Assistent den Anruf gleich annimmt.

7. Was ist zu Schnittstellen zu PVS-Systemen (Praxisverwaltungssystem bzw. Praxissoftware) zu sagen?
   • Zu welchen PVS sind Schnittstellen vorhanden?
   • Was genau kann übertragen?

Um eine stabile und nahtlose Integration sicherzustellen, setzt Docmedico auf eine enge Kooperation mit Anbietern von Praxisverwaltungssystemen (PVS). Für viele der gängigen PVS-Systeme bestehen bereits funktionierende Schnittstellen, die Docmedico erfolgreich implementiert hat. Zudem werden weitere Schnittstellen laufend hinzukommen, um noch mehr Praxen um eine einfache Anbindung zu ermöglichen.

8. Wie sorgen Sie für Datenschutz und Datensicherheit?

Der Schutz sensibler Daten hat bei Docmedico höchste Priorität. Um maximale Sicherheit zu gewährleisten, gehen sie bewusst über die gesetzlichen Vorgaben der DSGVO hinaus und setzen umfassende organisatorische sowie technische Maßnahmen um. Ein zentraler Aspekt dabei ist der vollständige Verzicht auf ausländische Drittanbieter.

Die Sicherheitsmaßnahmen von Docmedico im Überblick:

• Zugriffssicherung durch starke Authentifizierungsverfahren
• Ausdifferenzierte Benutzer- und Rollenrechteverwaltung
• Durchdachtes Berechtigungs- und Löschkonzept
• Transparente Steuerung von Einwilligungen und Datenverwendung

Trotzdem verbleibt die volle Datenkontrolle jederzeit bei den Kund:innen.

Regelmäßige Audits, technische Prüfungen und Risikoanalysen stellen sicher, dass die Sicherheitsstrategie kontinuierlich überwacht und optimiert wird. Docmedico steht für höchste Standards in Vertraulichkeit, Verfügbarkeit und Integrität sie sind geprüft, zukunftssicher und vertrauenswürdig.

9. Wie läuft die konkrete Einrichtung des Telefonassistenten in der Praxis ab?
   • Welche Schritte müssen erfolgen, damit die Praxis mit Ihrem Telefonassistenten durchstarten kann?
   • Gibt es ggf. eine kostenlose Testversion?
   • Gibt es Hilfe seitens des Anbieters bei der Einrichtung?

Einfache Einrichtung – In wenigen Schritten zum einsatzbereiten Telefonassistenten:
Dank der benutzerfreundlichen Gestaltung lässt sich der KI-Telefonassistent ohne Aufwand konfigurieren, sodass Praxen unmittelbar von verbesserter Erreichbarkeit und entlasteten Prozessen profitieren.

Schritt 1: Zugang zum Telefonassistenten
Nach der Registrierung erhalten Sie direkten Zugriff auf das individuelle Dashboard, in dem alle notwendigen Einstellungen zur Einrichtung Ihres digitalen Assistenten bereitstehen.

Schritt 2: Konfiguration und Einrichtung

• Abfrageketten definieren:
  Legen Sie fest, was der Assistent telefonisch abfragen und verarbeiten soll – zum Beispiel Terminanfragen, Rezeptbestellungen oder Rückrufwünsche. Für typische Anwendungsfälle stehen bereits vorgefertigte Abfrageketten zur Verfügung, die individuell angepasst oder erweitert werden können.Dabei profitieren Sie von speziell entwickelten Vorlagen für verschiedene medizinische Fachbereiche – optimal zugeschnitten auf die typischen Anforderungen und Gesprächsinhalte Ihrer Praxis.
• Sprachauswahl & Begrüßung personalisieren:
  Wählen Sie zwischen einer männlichen oder weiblichen Stimme und gestalten Sie eine persönliche Begrüßung – zum Beispiel:
  „Willkommen in der Praxis Dr. Mustermann. Ich bin Ihr digitaler Assistent und helfe Ihnen gern weiter.“
  So erhält der Telefonassistent eine Stimme, die zu Ihrer Praxis passt.

• Eskalationslogik konfigurieren:
  Legen Sie fest, wie mit unklaren Anfragen umgegangen werden soll, wie durch eine automatische Weiterleitung ans Praxisteam oder durch einen ergänzenden Hinweis zur Kontaktaufnahme.

Schritt 3: Aktivierung und Optimierung
Mit der Weiterleitung Ihrer Telefonnummer auf die zugewiesene Nummer ist der Assistent sofort betriebsbereit. Anpassungen lassen sich jederzeit vornehmen, um den Ablauf weiter zu verfeinern.

• Kompetente Begleitung von Beginn an
  Das Support-Team von Docmedico steht Ihnen auf Wunsch während der gesamten Einrichtung zur Seite, alles kostenlos, persönlich und auch schon während der Testphase. So stellt Docmedico sicher, dass Ihr Assistent vom ersten Tag an reibungslos läuft.

10. Welche Support-Möglichkeiten bieten Sie ihren Kunden während des laufenden Betriebs?

Exzellenter Service ist bei Docmedico kein Zusatz, sondern selbstverständlich. Das Customer Success Team von Docmedico bleibt nicht nur während der ersten Schritte an Ihrer Seite, sondern auch im laufenden Betrieb können Sie auf persönliche Unterstützung zählen. Ob Fragen zur Bedienung, technische Anliegen oder strategische Tipps zur optimalen Nutzung: Docmedico ist da. Direkt erreichbar über mehrere Kanäle. Antworten lassen nicht lange auf sich warten – dabei geht es nicht nur um reinen Support. Sie helfen auch dabei, das Beste aus dem digitalen Telefonassistenten herauszuholen: durch gezielte Hinweise, wie sich der Einsatz noch besser an die Anforderungen Ihrer Praxis anpassen lässt. Docmedico hat das Ziel, dass Ihr Praxisalltag reibungslos läuft und Ihr Team entlastet wird.

11. Preise: Wie viel kostet der Telefonassistent für die Praxis?

Die Preisgestaltung des Docmedico Telefonassistenten richtet sich nach dem individuellen Bedarf Ihrer Einrichtung. Ob kleine Einzelpraxis mit geringem Telefonaufkommen oder großer Klinikverbund mit mehreren Leitungen – wir finden die passende Lösung. Dank flexibel wählbarer Leistungspakete lässt sich der Telefonassistent optimal auf Umfang, Funktionen und Anforderungen abstimmen. Der Preis hierfür wird individuell auf Basis Ihrer gewünschten Funktionen und des Umfangs festgelegt.

12. Schlussplädoyer: Wer sollte sich für Ihren Telefonassistenten entscheiden und warum?

Mit dem digitalen Telefonassistenten von Docmedico verbessern medizinische Einrichtungen nicht nur ihre Erreichbarkeit, sondern gewinnen auch wertvolle Zeit im Praxisalltag. Routineanfragen wie Rezeptbestellungen oder Terminwünsche werden automatisch und zuverlässig bearbeitet – datensicher und effizient. Das entlastet das Team spürbar und schafft Freiräume für das, was wirklich zählt: die persönliche Betreuung der Patient:innen vor Ort.

Der Assistent lässt sich individuell konfigurieren und nahtlos in den Praxisbetrieb integrieren – ganz ohne technischen Aufwand. Selbst bei hohem Anrufaufkommen bleibt der Kommunikationsfluss stabil und organisiert. So macht Docmedico moderne Patientenkommunikation einfach, sicher und zukunftsorientiert.